Od nowego roku (1 stycznia 2019 r.) wejdą w życie nowe przepisy, które usprawnią oraz ułatwią przechowywanie akt dotyczące pracowników oraz zleceniobiorców. Dzięki zmianom mają się obniżyć koszty, które są związane z przechowywaniem powyższych akt.
Elektronizacja akt pracowniczych – e-akta.
Na tą chwilę dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać w formie papierowej. Po wejściu w życie nowych przepisów przedsiębiorca będzie mógł zdecydować w jakie formie chce przechowywać owe dane – czy elektronicznie czy papierowo. Oczywiście nie będzie to ostateczna decyzja – w późniejszym czasie będzie mógł ją zmienić.
Zmniejsza się ilość czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Od nowego roku akta nowo zatrudnionych osób będzie trzeba przechowywać tylko 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenie.
Jeżeli pracownik lub zleceniodawca został zatrudniony w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., przedsiębiorca może skrócić okres przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Trzeba jednak spełnić dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy – zostanie przekazane do ZUS OSW i ZUS RIA.
Akta zleceniobiorców oraz pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. trzeba przechowywać przez okres 50 lat.
Jak przygotować się nadchodzących zmian?
Przez to, że od 1 stycznia 2019 r. zachodzą zmiany w ustawie o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacji trzeba dostosować programy płacowo-kadrowe.
Ustawa traktuje o zakresie nowych danych, jakie pracodawca będzie musiał przekazywać do ZUS w każdym miesiącu. Jeżeli program na którym Państwu pracują teraz nie ewidencjonuje nowo wymaganych danych, to będzie trzeba program o nie rozbudować.
Więcej na ten oraz wszelkie inne tematy z zakresu prawa mogą Państwu uzyskać w naszej Kancelarii Adwokackiej znajdującej się w Białymstoku przy ulicy Mickiewicza. Prowadzimy konsultację (także z zakresu RODO) oraz pełną pomoc prawną dla firm oraz osób prywatnych. Zapraszamy serdecznie do kontaktu.
